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如何才能合法搜集他人个资?

首先必须有合法的特定目的,例如:服务业请顾客填写的客户数据,以利日后之营销及促销通知。房屋中介为了销售房屋而搜集屋主的数据…等等。

此外,必须有下列情形之一:

  • 法律明文规定可以搜集。
  • 与当事人有契约或类似契约之关系。
  • 当事人自行公开或其他已合法公开之个人数据。
  • 学术研究机构基于公共利益为统计或学术研究而有必要,且数据经过提供者处理后或搜集者依其揭 露方式无从识别特定之当事人。
  • 经当事人书面同意。
  • 与公共利益有关。

如果是业者直接向当事人搜集其个人数据,搜集时须尽告知以下事项:

  • 搜集者的名称。
  • 搜集之目的。
  • 个人数据之类别。
  • 个人数据利用之期间、地区、对象及方式。
  • 当事人得行使之权利及方式。
  • 当事人得自由选择提供个人数据时,不提供将对其权益之影响。

但如果不是直接由当事人提供之个人数据,搜集时则不需要告知上述事项。

此外,有下列情形之一者也无须告知:

  • 依法律规定得免告知。
  • 业者履行法律义务所必要。
  • 告知将妨害公务机关执行法定职务。
  • 告知将妨害第三人之重大利益。
  • 当事人明知应告知之内容。

不论是一个人或一群人、中小企业或跨国企业、任何工作、任何活动,凡是需要搜集、处理或利用到个人信息的行为,包括纸本记录和计算机信息、甚至是随手写在便条纸上的联络信息,若不留意,都有可能抵触了个人数据保护法的规范,在个资法施行前已搜集之个人数据,因考虑大多属当事人不知数据被搜集之情形,若未给予规范而继续利用,仍会损害当事人权益,故为能兼顾当事人与数据搜集者双方权益,明定于法案实施后一年内,个资搜集机关应向当事人告知拥有其个人数据,告知后即可继续利用。

以企业来说,最常主张的是「契约及类契约关系」来主张数据搜集及处理的合法性,否则必须告知且经「当事人书面同意」,若希望以电子签章代替书面同意,必须符合「电子签章法」不可否认性和确认当事人身份的规定。旧法只对八大行业作规范,新法实施后就会有明文更严格规范。对于当事人「自行公开」或其他已合法公开者,若是做为学术研究必须匿名化才能够做搜集。

此外,新法加入一个特别的要件「个人数据取自于一般可得之来源」,由于现在有很多部落格、网志、脸书…等等,上面有许多个人数据,这一条主要是解释,在网络上可以不费吹灰之力、不必当黑客就可以搜集到的数据,就可以认定为一般可得之来源的数据,但仍然有其限制,例如在网络上取得未成年人的个资,因其受儿少法的保障,所以该数据禁止被处理或利用;又如人肉搜索到的个资,当事人要求不得继续使用,就必须停止使用。另外,「告知义务」是此次新法新加入搜集数据时的重点,分为「自当事人直接取得数据时所做的告知」及「从第三人处取得数据时的告知」两种。差别在于告知的时点,自当事人直接取得数据要于搜集时一并告知,而从第三人处取得数据时可于处理或利用前再告知即可。

对企业而言,个资法不仅会影响到未来企业搜集顾客数据、利用个资营销的作业方式,连企业现有的顾客数据都将受到影响,甚至在最严重的情况下,企业辛苦累积数十年的顾客名单将无法使用,企业可能面临营销停摆的危机。在新版个资法的规范下,一旦企业违法使用个资,顾客还能提出团体诉讼来求偿,若无法估算损害金额时,每人每件可求偿500~20,000元,最高求偿金额高达2亿元。若因违法使用而对当事人产生损害时,企业主还得面临五年以下的有期徒刑。而蒙受损失的当事人若要进一步向违反个资法的企业求偿,必须在违规事件发生后5年内向企业提出求偿,而且当事人得知违规事件的消息后,必须在2年内提出求偿,否则就会失去求偿的权力。

企业若因违反个资造成他人损失时,相关人员也会面临2年以下的有期徒刑、拘役或并科20万元以下罚金,若是企业为了营利而违反个资法,相关人员刑期还会加重为5年以下有期徒刑、拘役或并科1百万元罚金,当事人也可以向各行业主管机关投诉企业违反个资法,主管机关会进一步派人稽查企业法规遵循的情形。若发现企业有违反个资法,限期改善无效后,主管机关会对企业处以行政罚款,依违法罚款从2万~50万元不等,若企业老板不能证明自己尽力防止违法事情发生,也要接受同一额度的行政罚款,换句话说,企业被罚多少钱,老板也会被罚多少钱,企业必须自行举证没有违反个资法在新版个资法中,企业必须证明自己确实符合法规要求,当企业进行各项遵循个资法的行动时,不论是各种告知义务、争取当事人同意或响应个人请求等行为,都必须记录,以作为未来事后举证之用。

不过,在个资法大幅增加企业保护个资的义务以外,政府也同步规画了协助企业的配套措施。针对个资法要求企业举证的要求,经济部商业司已经规画了一个隐私权标章制度,这套隐私权标章制度提供了一套验证机制,可以用来检验企业是否符合个资法的隐私权要求,符合者发放合格标章,而且验证机构还会定期复查企业是否持续执行。当企业直接向顾客搜集个人数据时,除了法定例外情况外,都必须尽到告知义务,企业必告知当事人,包括了搜集目的、企业名称、数据类别、数据利用期间、地区、方式、当事人权利,以及当事人不提供个资时,对其权益的影响等。除了告知方式不限外,「企业若曾对这些现有数据库的顾客营销,就不符合个资法第20条规定的首次营销情况,企业不用再提供拒绝营销的方式给顾客。」如果企业委托第三方机构向顾客搜集个资,委托机构所作所为视同企业,所以,企业利用这些委托机构搜集的个资之前,也必须告知每一位当事人。

现今不少企业拥有的个人数据动辄数十万、数百万笔,若每一笔数据都需要告知当事人,多数企业担心未来必须负担庞大的告知费用,但法条中并未限制企业采取的告知方式,企业可以透过各种方式告知,电子邮件、简讯、电话等方式,而且告知不需要对方响应,只要有记录能事后举证,证明企业确实有告知即可,但是,若是企业利用个资的目的,已经和当时搜集的目的不同时,企业就必须符合搜集要件的规定,除了不受限的情况下,个资法第5条规定,企业只能在特定目的范围内,才能搜集和使用个人数据,「特定目的是个资法限制搜集、限制利用的重要机制,也是主管机关监督管理的制度。」

依据个资法规定搜集他人个人数据应得到当事人书面同意,因此建议于搜集他人数据时,以书面方式通知当事人,法条中的书面同意是严格的纸本书面同意书的意思,不能使用电子文件或透过电子签章的同意书,因为电子同意只符合同意的意思,但不是书面同意,若不易取得书面同意,建议企业可以使用另外一项搜集要件,也就是「契约或类似契约的关系」的要件,这项要件不限形式,只要符合契约的法定规范,透过网页同意按钮的用户条款也可以成立。

经确认数据源为「已合法公开之个人数据」即可搜集如:网络上个资若为当事人自行公开之个人数据,则已无保护必要;若非为当事人自行公开者,则可分合法公开与非法公开,未经确认个资合法性者则不得任意搜集。不过,企业从「一般可得来源,例如因特网」搜集来的个人数据,因为无法查证数据是否合法,个资法同样将这类型为视为合法搜集,但企业若后来发现这些数据不合法,或者用户要求企业禁用时,企业就必须删除或停止使用,如果搜集目的和使用目的不同时,企业必须重新取得当事人的书面同意,「即使是同一家公司里的不同单位,只要目的不同,企业都要重新取得书面同意,除非符合其他例外条件,例如另有法律明文规定。」

特别注意的是,台湾个资法没有最低数据笔数的限制,不像日本个资法只能管辖5千笔以上的数据。未来法案实施后,台湾企业只要拥有1笔以上的顾客数据,企业就必须符合个资法的规范。而且也不只是储存在企业服务器中的数字数据需要守法,连书写在任何纸本文件上的个人数据,不论形式或载体,企业所拥有的任何1笔个资都必须遵循个资法的规范。企业为满足个人请求,势必得改变流程,而且也不只是储存在企业服务器中的数字数据需要守法,连书写在任何纸本文件上的个人数据,不论形式或载体,企业所拥有的任何1笔个资都必须遵循个资法的规范。企业为满足个人请求,势必得改变流程,现在,企业必须响应顾客的请求,甚至得删除数据库中的顾客记录。企业为了日后举证确实执行顾客的请求,除了要记录顾客提出的个资请求外,还得记录执行请求的过程,各种与个资相关的作业流程都会受到影响,必须重新调整作法。不过,企业若是依据其他法律规定而搜集或使用个资,例如财务数据依法必须保存7年,企业就有权拒绝使用者的删除要求。「若有其他法律明文规定者,企业运用个资时,可不受个资法的限制。」

个资法订定了许多企业未来必须遵循的规定,但其中一条特别不同,个资法第54条特别溯及既往,规范了企业在法规实施前拥有的个人数据,企业如果是向当事人取得个资,而且使用上没有超出当初告知的目的,就不用依据54条规定再次通知当事人。

有鉴于网络无国界加以信息科技发达,于中华民国领土外搜集、处理或利用国人个人数据实属容易,为能有效保护国人个资隐私,避免于中华民国领域外受侵害,新版个资法明订:公务机关及非公务机关,在中华民国领域外对中华民国人民个人数据搜集、处理或利用者,亦适用本法。意即只要是中华民国的国民个资皆适用个资法。

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